PANDUAN MENULIS SURAT RESMI

Posted: December 26, 2012 in Uncategorized

Panduan yang diberikan untuk kegunaan jabatan kerajaan dan bukan untuk tujuan peperiksaan awam.
Image

Cara menulis surat rasmi:

1.  Nama dan Alamat Pengirim :   

1.5   Nama pengirim ialah nama jabatan atau pejabat.

1.6   Lambang Kerajaan Malaysia diletakkan di sebelah kiri alamat pengirim.

1.7   Jarak nama dan alamat pengirim dari atas ialah “3 cm”.

1.8   Jarak nama dan alamat pengirim dari tepi ialah “2 cm”.

1.9   Pada akhir setiap baris hendaklah diletakkan tanda koma  “, “.

1.10                        Pada baris akhir diletakkan tanda noktah “ . “.

1.11                        Hendaklah dibuat satu garisan panjang melintang muka surat di bawah nama dan alamat pengirim iaitu dengan jarak “Langkau Dua”.

1.12                        Nama dan alamat pengirim boleh ditulis dengan huruf besar.

2.  Nombor Telefon dan Faks:

2.1 Hendaklah ditulis di sebelah kanan bertentangan dengan baris akhir alamat

pengirim.

.

3. Nama dan Alamat Penerima:

3.1 Nama dan alamat penerima ditulis dengan langkau dua di bawah garis lintang

dan sama lajur dengan nama dan alamat pengirim.

3.2 Nama penerima hendaklah ditulis dengan lengkap termasuk gelaran dan

pangkat.

          Contoh: Yang Berbahagia Profesor Tan Sri Datuk Dr. Haji ( isim),

3.3 Di bawah nama penerima hendaklah ditulis nama jawatan dan dikuti dengan

alamat pejabat.

3.4 Rujukan kehormat hendaklah ditulis bersesuaian dengan kedudukan atau

pangkat.

         Contoh : Yang Berbahagia Datuk Abdul Rafie bin Mahat,

Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia,

Kementerian Pendidikan Malaysia,

Paras 7 ,Blok J Utara,Pusat Bandar Damansara,

50604  Kuala Lumpur.

11.2Pada hujung baris diletakkan tanda koma.

11.3 Baris akhir alamat penerima hendaklah diletakkan tanda noktah .

11.4Sekiranya surat tersebut dikirimkan melalui ketua penerima ,hendaklah ditulis

“ Melalui dan salinan:”. Jaraknya ialah langkau dua di bawah alamat penerima.

Contoh :

En. Yunos bin Husin,

Penyelia Pendidikan Daerah,

Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar,                      (Penerima)

33000 Kuala Kangsar,Perak.

Melalui dan salinan:

Pegawai Pendidikan Daerah,

Pejabat Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar,        (Ketua Penerima)

33000 Kuala Kangsar,Perak.

11.5Sekiranya surat tersebut dikirimkan kepada penerima melalui ketua pengirim, hendaklah ditulis “Melalui dan salinan:”. Jaraknya ialah langkau dua di bawah alamat penerima.

Contoh : Guru besar menulis surat kepada Pengarah Pendidikan Perak melalui

               Pegawai Pendidikan Daerah.

Pengarah Pendidikan Perak,

Jabatan Pendidikan Perak ,

Jalan Tun Abdul Razak,                                                  (Penerima)

30640 Ipoh,Perak.

Melalui dan salinan:

Pegawai Pendidikan Daerah,

Pejabat Pejabat Pendidikan Daerah Kuala Kangsar,        (Ketua Pengirim)

33000 Kuala Kangsar,Perak.

4. Nombor Rujukan:

4.1 Nombor rujukan surat ditulis di sudut kanan, langkau satu di bawah garis

lintang.

4.2 Nombor rujukan penerima ditulis di sebelah atas dan diikuti dengan nombor

rujukan pengirim di bawahnya.

   5. Tarikh :

5.1 Tarikh hendaklah ditulis di sebelah kanan muka surat pada baris yang sama

dengan baris akhir alamat penerima.

1.1     Hari bulan ditulis dalam bentuk angka,nama bulan dieja penuh dengan huruf

besar atau kecil dan tahun ditulis penuh dengan angka.

   6. Untuk Perhatian:

6.1 Untuk perhatian ditulis dalam kurungan . Boleh ditulis dengan frasa penuh atau

dalam bentuk akronim.

     (Untuk perhatian: Ketua Sektor Pengurusan Sekolah)

atau

     (u.p. : Ketua Sektor Pengurusan Sekolah )

 7. Perkataan Menghadap Surat:

Iaitu panggilan (sapaan) atau rujukan kehormat kepada penerima.

1.1     Panggilan ini mesti sesuai dengan darjat,pangkat, gelaran dan jantina penerima.

Contoh :

Yang Berhormat,

Yang Mulia,

Yang Berhormat Mulia,

Tan Sri,

Dato’,   atau Datuk,

Tuan,  atau Puan,

Catatan: Sapaan bagi ketua jabatan tidak terikat kepada jantina.Contohnya

sapaan “tuan” boleh digunakan bagi ketua jabatan lelaki atau

perempuan. Begitu juga sapaan kepada penerima yang umum

digunakan sapaan “tuan”.

1.2     Panggilan menghadap surat ini hendaklah ditulis dengan langkau dua di bawah nama dan alamat penerima dan selajur dengan alamat penerima.

1.3     Letakkan tanda koma “ ,” di hujungnya.

8. Perkara atau Tajuk Surat:

8.1 Ditulis dengan langkau dua di bawah perkataan menghadap surat iaitu selajur

dengan nama dan alamat pengirim serta penerima.

8.2 Tajuk surat hendaklah tepat,ringkas dan padat serta dapat membayangkan

kandungan surat.

8.3 Huruf pertama pada setiap perkataan hendaklah ditulis dengan huruf besar dan

digariskan.

8.4 Jika tajuk surat  lebih daripada satu baris, hanya baris terakhir digariskan.

8.5 Tajuk surat tidak perlu diletakkan noktah.

            Contoh:

           Maklumat Guru Sandaran Tidak Terlatih,Guru Kursus Dalam Cuti dan
           Guru Kontrak Bagi Daerah Kuala Kangsar  Tahun 2003

9.  Pemerengganan: 

9.1 Perenggan pertama atau pembuka surat ditulis dengan langkau dua di bawah

tajuk  dan dimulakan selajur dengan tajuk,nama dan alamat pengirim dan

penerima.

9.2 Perenggan pertama tidak dinomborkan dengan nombor “1” tetapi jika ada

pecahan maklumat yang hendak disampaikan boleh gunakan pecahan berikut:

1.1

1.2

1.3 … dan seterusnya.

9.3 Perenggan kedua dan seterusnya dinomborkan dengan angka dan noktah.

9.4 Jarak antara satu perenggan dengan perenggan yang lain ialah langkau dua.

9.5 Bagi perenggan yang mempunyai pecahan hendaklah digunakan pecahan :

2.1

2.2

2.3 … dan seterusnya.

Jika ada pecahan seterusnya gunakan huruf ( abjad)

(a)

(b)

(c) … dan seterusnya.

10. Penutupan  Surat : 

.

10.1 Penutupan surat rasmi hendaklah ringkas,tepat dan sesuai dengan tujuan

atau hasrat surat tersebut dan tiada nombor.

10.2 Penutupan surat rasmi terdapat tiga penanda wacana dan cogan kata iaitu:

a.      Penanda Antisipasi

b.      Penanda  Penamat

c.      Cogan Kata

d.      Penanda Akuan atau Rujukan Diri

1.1      Contoh Penanda Antisipasi :

a.      Kerjasama tuan dalam hal ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan ribuan terima kasih.

b.      Atas jasa baik tuan mempertimbang permohonan ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan jutaan terima kasih.

c.      Kesudian tuan melapangkan masa bagi menerima jemputan kami amatlah disanjung tinggi dan didahului dengan ucapan jutaan terima kasih.  .

1.2       Contoh Penanda Penamat:

a.      Sekian terima kasih.

b.      Sekian.

c.      Sekian untuk perhatian dan makluman tuan.

1.3      Contoh Cogan Kata: Ditulis dengan huruf besar dalam kata petik (“ ”)

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”.

 

1.4       Contoh Penanda Akuan atau Rujukan Diri:

a.      Saya yang menurut perintah,

b.      Yang benar,

c.      Patik dengan hormat dan takzimnya,

1.5      Di hujung kata akuan hendaklah diletakkan tanda koma “,”

1.6      Kata akuan ditulis sebelah kiri selajur dengan penutupan dengan jarak langkau dua di bawah cogan kata.

.

11. Tandatangan dan Nama Pengirim:

11.1 Tandatangan diturunkan di bawah  Penanda Akuan.

1.5         Di bawah tandatangan ditulis nama penuh pengirim dengan huruf besar dan

diletakkan dalam kurungan .Di bawahnya ditulis nama jawatan dan perkataan

“bagi pihak”  ketua jabatan jika berkaitan.

1.6         Tidak boleh tulis kata sapaan sebelum nama seperti Encik,Tuan, Yang

Berhormat, Yang Mulia dan lain-lain lagi.

1.7         Perkataan “bagi pihak” biasanya ditulis dalam akronim “ b.p.”

1.8         Di bawah jawatan tidak perlu letak alamat pejabat.

12.Salinan Kepada :

12.1 Sekiranya perlu dikirimkan salinan surat tersebut kepada pihak lain,tuliskan

dalam jarak langkau dua di bawah nama pengirim.

a. Jika salinan surat untuk edaran dalaman dan jabatan yang sama ,nama

penerima tidak perlu dituliskan alamat penuh.

            Contoh:

s.k. :

1. Pengarah Pendidikan Perak.

2. Timbalan Pengarah Pendidikan Perak.

3. Semua Ketua Sektor.

4. Semua Pegawai Pendidikan Daerah.

b.   Jika salinan surat untuk dihantar kepada pihak lain di luar jabatan

hendaklah ditulis nama penerima dan beralamat penuh.

      Contoh:

s.k. :

1.    Pengarah Pendidikan Melaka,

Jabatan Pendidikan Melaka,

Jalan Bukit Beruang,

75902 Melaka.

5.        Pengarah Pendidikan Negeri Sembilan,

Jabatan Pendidikan Negeri Sembilan,

Jalan Dato’ Hamzah,

70990 Seremban,Negeri Sembilan..

b.      Di bawah “salinan kepada “boleh juga diltuliskan arahan-arahan

tertentu.

  Contoh:

                     s.k.:

                           1.  Guru Besar SK. Kampung Maamor,Sungai Siput(U):

Sila kemukakan dokumen berikut ke  Jabatan Pendidikan Perak

( u.p.: Ketua Sektor Pengurusan  Perkhidmatan Pendidikan ) :

      1.1 6 salinan Laporan Perubahan ( Kew 8 ) mengikut Pekeliling Jabatan

            Pendidikan Perak ( Perkhidmatan Tadbiran ) Bil .2 Tahun 1984 bertarikh

      21.7.1984 bersama –sama  baucar  tuntutan mengikut Pekeliling

      Jabatan Pendidikan Perak  “ J.Pel.Pk.Kew.889/64 Pt. II  (55 ) & ( 83 )

      masing-masing bertarikh 27.12.1984   dan 5.3.1986 bagi tujuan

      mempercepat bayaran elaun guru sandaran.

                 1.2 Salinan sijil akademik yang disahkan.

                 1.3 Surat penerimaan jawatan ( Lampiran C ).

     1.4 Surat Sumpah Bukan Penjenayah dan Bukan Penagih Dadah bagi guru

           sandaran yang pertama kali dilantik. Jika pelantikan kali kedua sila

           sertakan salinan yang diakui sah. Bagi tujuan mempercepat pembayaran

           elaun dokumen-dokumen ini boleh dihantar kemudian.

                         2.  Ketua Sektor Pengurusan Sekolah (u.p: Ketua Unit Sekolah Rendah).

13. Penulisan Muka Surat:

Ditulis di hujung sebelah kanan atau di bahagian tengah.Sebaiknya ada

penanda sambungan di muka surat  sebelah sekiranya ada sambungan.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s